0

Новость

Tоп-5 «острых» моментов любого мероприятия

Tоп-5 «острых» моментов любого мероприятия - Galactic Group

Тэги: Наши публикации, Маркетинговые коммуникации

Как не облажаться перед заказчиком

 

Каждый организатор за время своей работы сталкивался и с опозданием артистов, и с отключением света во всём районе, и «блин, я дни перепутал». Именно такие «сюрпризы» ставят под угрозу, если не всё мероприятие, то уж точно важную его часть. Иногда всё происходит настолько неожиданно, что кажется, подготовиться к такому заранее просто невозможно. Но это не так.

 

С опытом у каждого собирается свой список таких историй, а значит и «набор отмычек к ним». Мы собрали шорт-лист таких неприятных моментов и возможные решения, которые помогут их избежать.

 

1. Люди

«Всё дело в людях» — говорим мы на каждой планёрке и искренне верим в успех этой фразы. Но именно такие незапланированные ситуации удивляют своим креативом. Казалось бы, вы всё сделали правильно: провели встречу, выбрали самых толковых, отбрифовали, проверили знания, снова отбрифовали, и даже, если проделали это много раз, пришли на проект и сходу начали удивляться. Опаздывает, потерялся, не берет трубку, приехал не в том, не туда, перепутал день, — и это далеко не весь список неожиданностей. Поэтому даже работая со «своими людьми», будьте готовы к неожиданностям.

 

Как подстраховаться

—   Обсуждайте и проговаривайте всё минимум 4 раза: на первой встрече, на общем брифинге для подрядчиков, на брифинге за день до проекта (обязательно с формой) и в день мероприятия до начала.

 

—   Продумайте план на замену. В случае, когда нужно много персонала, позаботьтесь, чтобы на проекте был и запасной штат.

 

—   Ставьте на проект менеджеров, которые смогут перекрыть персонал. И позаботьтесь о том, чтобы они все знали то, что должен знать и делать наёмный персонал, и были готовы его заменить.

 

—   Возьмите за правило: все администраторы проекта должны знать роли каждого. В самый неожиданный момент вас это выручит.

 

2. Техническое оснащение

Частая и пугающая многих задача. Но если вы давно в event-индустрии, то скорее всего успели обзавестись основными знаниями технического production. Проблема только в том, что «основные знания» в данном случае приравниваются к азбуке. А с учётом постоянного появления чего-то нового, знаний может и не хватить, чтобы на месте решить проблему. Однако быть к ним готовым и уметь решать хотя бы часть из них настоятельно рекомендуем.

 

Как подстраховаться

—   Даже если у вас нет бюджета на технического директора, перераспределите деньги из других статей. Такая трата по факту станет полезной экономией для вашей нервной системы. Конечно, речь идёт о проектах, где разнообразная техника, и она должна работать синхронно по сценарию.

 

—   Планируйте заранее установку и проверку оборудования, закладывая время на поиск и привоз «вдруг» недостающих частей.

 

—   Уточните заранее, бывают ли на площадке перепады напряжения и сколько киловатт будет в вашем распоряжении. На случай, если условия для бесперебойной работы неидеальны, лучше иметь запас мощности.

 

—   Проследите вместе с техническим персоналом, чтобы основные провода и технические узлы были там, где меньше все людей, где не ходят официанты и другие службы.

 

Lifehack. Держите на мероприятии 3 вещи на случай провала:

генератор – если не будет электричества;

флешки с заставками на экран – если на мероприятии много видео-носителей с трансляцией;

флешку с музыкой и отбивками.

 

3. Площадка

Всё тот же человеческий фактор. Здесь список неожиданных «радостей», пожалуй, самый разнообразный из-за большого количества сотрудников, неподконтрольных вам. Самая традиционная отмазка «мне не передали». Типичная ситуация – согласовали одно, по факту на площадке происходит совершенно другое, а иногда даже парадоксальное. Из нашего опыта: на поле для игры в team building неожиданно выкопали яму, заявленное оборудование уехало на другой объект, а пожарный выход вдруг оказался завален коробками. Не надо так.

 

Как подстраховаться

Конечно, главный рецепт, как всегда, один – быть на месте сильно заранее. Но вот ещё несколько рабочих.

 

—   Приехав на площадку, сразу познакомьтесь с теми, кто работает на объекте в день мероприятия. Вы должны стать партнёрами и убедиться, что ваши ожидания от проекта одинаковые.

 

—   Если ваше мероприятие проходит вместе с другими, уточните сетку мероприятий, которые будут до и после вашего. Тогда вы будете готовы к организационным неожиданностям от других проектов.

 

—   Расспрашивайте о возможных проблемах площадки: сложные соседи, конфликт среди обслуживающего персонала и другие факторы, которые помогут вам лучше подготовиться и спланировать качественную работу.

 

4. Трансфер

Момент знакомый и понятный даже начинающим организаторам – это пробки. Но есть ещё такие моменты, как водители-«потеряшки», правила перевозки людей и даже неисправных туалетов. Последнее трудно предположить, но по опыту, проверив автобус на предмет чистоты, исправность последнего ни у кого не вызывает сомнения. Но у нас теперь вызывает:) Будьте внимательны.

 

Как подстраховаться

—   Проверяйте автобусы заранее. И не только «модель и год выпуска». А в день мероприятия вообще целиком.

 

—   Заранее просите сканы всех необходимых документов. В день мероприятия проверьте их.

 

—   Составьте списки всех, кто едет в автобусе и держите при себе.

 

—   Проведите водителям «тест на любезность». К сожалению, немногие водители отличаются хотя бы средним уровнем эмпатии.

 

—   Относитесь ко времени, проведенном в трансфере, как к части мероприятия – знакомьте, информируйте, удивляйте.

 

Lifehack: Если у вас большая группа автобусов — больше 4, отправляйте их по разным маршрутам или в разное время. Не стоит самим создавать пробки :)

 

5. Артист не приехал или задерживается

Ситуация, которая часто застаёт нас врасплох, особенно когда шоу-программа насыщенная, а артисты едут с других выступлений. Даже если вы чётко распределили время, совсем избежать таких ситуаций не удастся. Единственно правильный выход – уметь перестраиваться быстро и незаметно для гостей.

 

Как подстраховаться

—   Никак. Точнее можно, только при условии, что все артисты с начала мероприятия находятся на площадке. Увы, но по опыту, это зачастую невозможно или слишком дорого.

 

—   Заранее продумать несколько вариантов перестройки программы с учётом наиболее вероятных опозданий.

 

—   Узнать откуда и во сколько едут артисты и, конечно же, постоянно быть с ними на связи.

 

Вместо итогов

Как бы ни выглядел ваш список, даже спустя 20 лет работы, что-то может удивительным образом произойти впервые. Но согласитесь, что как бы мы не придумывали выходы для каждой новой ситуации, пополняя свой «набор отмычек», мы всё равно приходим к неизменному правилу успешного event — взаимное партнёрство.

Стройте отношения с клиентами и поставщиками позитивно, искренне и дружелюбно. Несмотря на определенную ролевую иерархию, у каждого одна цель в проекте – провести хорошее и запоминающееся мероприятие.

Открыто обсуждайте возможные трудности и варианты их решений, не бойтесь говорить правду. Ведь ваш профессионализм — это не отсутствие проблем в процессе подготовки, а в умении их быстро решить.