Эффективная регистрация участников на мероприятиях как удачный старт ивента
Любое мероприятие начинается с регистрации. И это значит, что от четкой работы welcome-зоны зависит первое впечатление участников вашего ивента. Чем проще, понятнее и доступнее будет выстроена логистика, тем лучше.
Вот почему так важно заранее продумать все моменты регистрации и быть готовым к различным неожиданностям. О том, как это лучше сделать — в нашей новой статье.
Содержание
1.Способы регистрации на мероприятиях: выбор за организатором
— Онлайн-регистрация: преимущества предварительной регистрации и использование электронных билетов;
— Офлайн-регистрация на месте: классический вариант с новыми возможностями.
2. Механизм работы в зоне регистрации: ключи к эффективности
— Количество стоек;
— QR и штрих-коды, технологии RFID;
— Печать бейджей;
— Четко обозначенная и видимая зона регистрации;
— Планирование очередей;
— Специализированные зоны;
— Стойка индивидуального обслуживания;
— Инструктаж работников регистрации.
3. Доверьтесь профессионалам
Способы регистрации на мероприятиях: выбор за организатором
Регистрация на мероприятие — более сложная задача, чем может показаться на первый взгляд. Это не только создание формы, онлайн-чекин или очная постановка галочек напротив фамилий, это целая система четко выстроенных процессов, благодаря чему все проходит быстро и точно. Рассмотрим два основных способа регистрации, каждый из которых имеет свои преимущества и особенности.
Онлайн-регистрация: преимущества предварительной регистрации и использование электронных билетов
Онлайн-регистрация позволяет участникам заранее подтвердить участие в мероприятии и получить пропуск на почту. Применение электронных бейджей и QR-кодов упрощает контроль входа и исключает возможность фальсификации билетов. Например, на многих международных конференциях уже отказались от бумажных билетов, что ускоряет процесс регистрации и снижает нагрузку на персонал.
Офлайн-регистрация на месте: классический вариант с новыми возможностями
Офлайн-регистрация еще пользуется популярностью, особенно на небольших мероприятиях или там, где целевая аудитория менее ориентирована на технологии. Но такой подход требует больше персонала и продуманной зоны регистрации, чтобы избежать очередей и затягивания процесса. Но добиться этого реально, если придерживаться проверенных работающих механизмов.
Механизм работы в зоне регистрации: ключи к эффективности
Работа в зоне регистрации — это не только прием гостей. Это особым образом настроенный механизм, в котором важны все детали. Давайте подробнее рассмотрим, на какие аспекты нужно обратить внимание в первую очередь при планировании регистрации.
Количество стоек
Правильное количество стоек обеспечивает бесперебойную регистрацию и помогает избежать очередей. Необходимо учитывать, что одна стойка позволяет комфортно пропускать до 100 гостей в час.
QR и штрих-коды, технологии RFID
Применение технологии QR-кодов ускоряет процесс регистрации до 10-15 секунд. Участники могут заранее получать QR-коды по электронной почте, что уменьшит время пребывания в очереди. А технология RFID (радиочастотная идентификация) позволит отслеживать посещение различных сессий.
Печать бейджей
Непосредственная печать бейджей на месте уменьшает риск ошибок, позволяет не тратить время на поиски нужного документа, когда остальная очередь нервничает. Кроме того, так регистрационные данные при необходимости можно корректировать на месте.
Четко обозначенная и видимая зона регистрации
Яркая вывеска, большие экраны, брендированные роллапы — это позволит участникам быстро ориентироваться на территории.
Планирование очередей
Совет опытных организаторов: не дробите очереди, как на паспортном контроле, сделайте одну линию, из которой гости будут расходиться по свободным стойкам. Это поможет избежать хаоса и суматохи.
Специализированные зоны
При необходимости и большом количестве гостей есть смысл разделить зоны регистрации. Например, сделать VIP-зону для спикеров, выделить место для групп и поставить стойки самостоятельной регистрации.
Стойка индивидуального обслуживания
Независимо от эффективности системы пропуска, всегда найдутся участники, требующие дополнительного внимания из-за отсутствия билета, неясного статуса участия или других причин. Для минимизации задержек основного потока для таких гостей целесообразно организовать отдельную зону.
Инструктаж работников регистрации
Важно, чтобы каждый сотрудник был осведомлен о деталях мероприятия, а также мог рассказать, где тут туалетные комнаты или гардероб. Быстрый ответ на вопрос гостя упростит ориентирование и сразу же создаст комфортную обстановку.
Доверьтесь профессионалам
Итак, эффективная зона регистрации — это сочетание хорошо продуманной логистики, современных технологий и качественно подготовленного персонала. Входная зона — это первое, с чем сталкиваются участники ивента, и именно от этого зависит их первое впечатление о мероприятии. Поэтому, несмотря на то, что у вас может возникнуть желание сэкономить и организовать все своими силами, лучше довериться профессионалам: их опыт гарантирует, что мероприятие начнется с правильной ноты.
