Юбилейный семинар
Компания ARQA Technologies уже 10 лет ежегодно проводит масштабные мероприятия для своих клиентов и партнеров. Основное направление деятельности компании — разработка комплексных программных решений для автоматизации бизнес-процессов банков, инвестиционных и управляющих компаний. В 2024 году мероприятие приобрело особое значение, поскольку было приурочено к 25-летию компании.
Площадкой традиционно выступил пятизвездочный Lotte Hotel Moscow на Арбате, который на протяжении всех лет проведения мероприятий зарекомендовал себя как надежное пространство с высоким уровнем сервиса. Подготовка к событию стартовала еще в августе, а финальная реализация состоялась в феврале.
Вызов
Юбилейный статус мероприятия потребовал от нашего агентства не только безупречной организации, но и работы в условиях непредсказуемых изменений
Основные вызовы:
- Оперативная перестановка зала за рекордные 14 минут: за это время команда должна была демонтировать 520 стульев, застроить сцену, выставить бэклайн для группы «Фрукты» и подготовить зал для вечерней программы.
- Рост числа гостей: запланированное количество участников составляло 450 человек, но перед мероприятием заявок стало 680, а в итоге на мероприятие пришли 520 человек.
- Ограниченное пространство: вся деловая и вечерняя программы проходили в одном конференц-зале, что усложняло логистику и организацию пересетапа.
- Технические ограничения: необходимость синхронизации мультимедийного контента, светового и звукового оборудования с различными форматами выступлений.
Подход
Для успешного проведения мероприятия наша команда реализовала несколько ключевых решений:
- Гибкость в организации — благодаря оперативной координации команды все задачи решались в режиме реального времени как до, так и во время мероприятия.
- Оптимизация пространства — детальный план пересетапа позволил уложиться в жесткие временные рамки, обеспечив бесперебойную смену форматов мероприятия.
- Интерактивные активности — для вовлечения аудитории использовались лед-фотозона, нейрохудожник, стенды ARQA Technologies и партнеров (СПБ Биржа, Московская Биржа).
- Диджитал-регистрация — электронная регистрация и команда из 5 хостес обеспечили комфортную встречу гостей.
- Резервный план — мы заранее подготовили несколько альтернативных сценариев для возможных изменений в тайминге и логистике.
Результаты
Юбилейное мероприятие ARQA Technologies стало одним из самых масштабных и успешных в истории компании. Несмотря на возросшие объемы задач и непредвиденные изменения, агентство обеспечило высокий уровень организации, что позволило гостям мероприятия получить ценный опыт, а клиенту — подтвердить свой статус ведущего игрока в сфере автоматизации бизнес-процессов.
О мероприятии в цифрах
- 520 участников (вместо запланированных 450)
- 15 спикеров
- 1 фотозона
- 2 интерактивные активности
- 14 минут на рекордный пересетап
- 0 технических сбоев
