Мероприятия должны быть эффективными. Тренд на оценку результатов набирает силу в России и мире. Эффективность мероприятия – это изменение поведения его участников в нужном для компании направлении. Как следствие, не только возврат вложенных в него инвестиций, но и развитие компании. 

Сейчас это очевидно почти для всех профессиональных организаторов, на эту тему выступают эксперты, клиенты, а агентства осваивают инструменты оценки результатов. Внедрив оценку эффективности в нашей компании, мы поняли, что самое главное – не отчитаться по единичному мероприятию, а использовать полученную информацию для непрерывного улучшения качества и смысла мероприятий клиентов – будь то внутрикорпоративные проекты для сотрудников или маркетинговые коммуникации для потребителей. 

Основная польза понимания эффективности каждого проекта в том, что это - инструмент планирования всей системы мероприятий компании, нацеленных на достижения целей бизнеса клиента. 

Поэтому для нас идеальная работа над эффективным проектом выглядит так: 

• Стадия планирования мероприятия – время определиться с целевыми показателями, то есть ответить самим себе на вопрос «Каких результатов мы хотим добиться в рамках мероприятия?». Синхронизироваться с клиентом, договорится о показателях и инструментах достижения результатов, задать KPI по мероприятию. 
• Стадия подготовки проекта - сверяем идеи и решения с ожидаемыми результатами – в этом случае поставленные KPI служат своего рода ориентиром и четким критерием необходимости и целесообразности предлагаемых решений и инструментов в программе мероприятия.
• Само мероприятие - не только оцениваем результаты, но и делаем ценные наблюдения за откликом аудитории, собираем обратную связь от гостей, проверяем гипотезы и работоспособность решений и механик.
• После мероприятия - вся собранная информация позволяет сделать несколько важных вещей: провести объективную оценку проведенного мероприятия, определить самые успешные практики, проанализировать ошибки или неожиданные сложности, выявить зоны роста и – самое главное – заложить эти выводы в основу планирования следующего мероприятия.

Таким образом, для достижения устойчивого развития в любой компании, где одним из инструментов являются именно мероприятия, необходимо обеспечить 2 условия:

1. Наличие общей картины глобальных целей в компании (хотя бы на год) – это позволит правильно проводить стадию планирования мероприятий: определить, сколько и какого типа мероприятий нужно провести в году для достижения плановых показателей, а также задать KPI по каждому их проектов в годовом плане. При их невыполнении можно будет сразу адаптировать план, добавляя активности по необходимости.
2. Взаимосвязь прошедших и будущих мероприятий, которая достигается как раз на стадии оценки проведенного мероприятия за счет выявленных зон роста или закрепления успешных практик и внедрения этой информации в подготовку следующего мероприятия.

Оценка каждого мероприятия помогает клиенту корректировать годовой план мероприятий – отказываться от неэффективных форматов, добавлять промежуточные срезовые проекты для улучшения результатов и т.д.

Для нас, как для агентства, любое долгосрочное планирование мероприятий со стороны клиента позволяет выстраивать более эффективные партнерские взаимоотношения. Совместное обсуждение, понимание общей картины целей и задач, синхронизация по ожиданиям клиента, обратная связь по полученной оценке проектов делает тандем гораздо более слаженным и успешным, что приводит к улучшению результатов из проекта в проект и приносит удовольствие и клиенту, и нам.

 Давайте делать полезные мероприятия вместе!